《哈佛商业评论》的一篇文章,分享了一个高效处理工作的四象限图。四个象限分别代表了:事务的优先顺序、你对事务的忍受程度、提升效率和委派任务,每个象限下,都有几个相应的问题需要你回答。文章建议,通过回答这些问题,你可以将每天待办清单上的任务分类,更高效地完成工作。

第一个象限:事务的优先顺序。首先要找出最急、最重要,并且能够发挥自己专长的事项。决定事务优先顺序时,你可以问问自己:哪些是既紧急又重要的任务?有什么最关键的技能和知识,只有你能提供?哪些任务充分利用了你的独特才能?你没完成任务的话,会不会阻碍别人的进度、对他人产生什么影响?你在完成过程中的瓶颈是什么?

第二个象限:你对事务的忍受程度。对于不喜欢或吃力不讨好的工作,人们往往会想把它们排在后面。如果你正面临着因为晋升或组织重组而接下的新任务,或是在学习新领域的知识技能,文章建议,你应该把那些让自己感到痛苦的任务往前提。同时,也要思考“为什么重要的事情会让你焦虑或拖延?”拆解这个问题并找出解决方法。分析你对事务的忍受程度时,你可以自问:哪些重要任务让你不开心?想到或执行什么任务时会引起你的焦虑和压力?哪些任务很重要很关键,你却依然会拖延它们?

第三个象限:提升效率。减少那些费时费力却没有价值的任务,可以想想:哪些任务带给你快乐,却要花费很多力气与精神?哪些是你相信有价值,但其他人却不以为然的工作?

第四个象限:委派任务。尽量把职能范围外、你不擅长的工作,交给真正的专家处理,把时间用在最有效率的工作。你可以问问自己:哪些事重复性高而且乏味?哪些是价值低的工作?哪些任务可以外包给专家?

以上,就是帮你发挥最大工作效率的四象限图。希望对你有帮助。

效率工作方法