NO.1820 怎样写出漂亮的年中总结?


你好,这里是罗胖精选。

再过两天,2022年就过完一半了。很多组织会要求成员做年中述职,包括上半年的工作总结和下半年的工作计划。

别小看这件事,这可是职场的关键赛点。老板和同事怎么看我,下半年我能不能拿到更多的资源,这篇述职文档会起到很大的作用。

那在我们的《职场写作训练营》,罗砚老师专门为这个场景研发了写作锦囊和写作模板。今天,我就请她来给我们分享一下:怎样写出漂亮的年中总结,从而更好地展现自己的工作成果和工作水平。

好,有请罗砚老师。

你好,我是罗砚,欢迎来到《得到·职场写作训练营》,我们一起解决职场写作难题。

六七月份,很多公司都会动员团队写半年工作总结。平时就很忙了,还得写总结,还得看下属的总结,很耗费精神。这一讲,我就来帮你解决这个写作难题:我们来看半年工作总结到底应该怎么写。

这类总结为什么不好写呢?

第一,半年干了那么多工作,千头万绪的,不知道从哪儿下笔。

第二,自我评价不好写。“夸自己?”“找问题?”这中间的分寸是什么?没干好的事该怎么写?会不会暴露短板啊?

第三,你甚至会觉得写这些东西走过场有什么意义?我活干得好就行了。

这些问题,你之所以还会纠结,可能是搞错了写作的方向:写半年总结,最不重要的就是工作本身。

那什么重要?反而是工作之外的东西:第一,目标;第二,经验;第三,印象管理。

我们先来看第一个,目标。首先,目标很重要。平时埋头拉车,这时候得抬头看看路了,看一看:

这是第一个重点。第二个比工作更重要的是:你上半年总结出了什么经验,下半年怎么能用上。

第三个重要的,是印象管理。你可能会觉得“我天天跟我领导在一块,我干得怎么样?他还不清楚吗?”其实啊,工作基本分,平时已经定了,但是还有提升空间。

平时,你们的交流肯定更多聚焦于具体工作,很少有机会交流“个人发展”“思考”“总结”这些问题。这些问题写好了,大概率就能让领导对你刮目相看。所以,我们有同学问“千头万绪,怎么下笔”的问题,要我说,这些千头万绪的工作,其实都不重要。

接下来,我们就来说说怎么写好这个半年总结。好,我们开始上课。

很多公司都会给员工制定半年总结框架,这个框架一般就是三个部分:

有了框架,写总结一般有三个难点:

别担心,以上几个问题,我们一个个解决。

先来说第一个问题:一项工作怎么总结出彩?

你看看你的总结是不是这么写的:

这么写,工作一多,那就是流水账了。更重要的是,你跟别人的工作总结没有任何区别。

那怎么写才能写出彩呢?我给你准备了一个工具,叫《表达张力图》。图片放在文稿区了,建议你可以点开来看一看。

这张图是什么意思呢?通常,我们写一项工作容易写成一句话的描述“我干了什么”“我完成了什么业绩”,就显得很单薄。

如果我们加上四个东西,表达张力马上就出来了。哪四样东西呢?

你看,这么写是不是丰富多了?

我们拿一个具体的例子来练习一下,还是用销售业绩的例子,比较好理解。

加上这四部分,一个单薄的事件就变成了有来龙去脉、有具体示例证明,还有经验总结的系统性复盘。

好,到这儿我们说完了怎么把一项工作总结得出彩。接下来我们解决第二个问题:怎么给自己做评价?

评价自己,这件事儿确实挺难的。想留个好印象吧,不能夸过头了;过分谦虚吧,检讨自己的问题,也怕领导真的觉得我不行。给自己下结论,简直下笔千斤重。

你的评价是不是通常都是这么写的?

这么写,堆砌形容词,就容易显得底气不足。

那应该怎么做自我评价呢?命门是得有标准。什么是标准?我给你提供了三种写自我评价时找标准的思路。

第一种思路,是从目标出发。

你的工作有没有完成好,就看实际成果跟目标之间的距离。达成了目标,超出了目标,工作自然就完成得好,不需要你给自己额外的解释;如果跟目标有差距,我们也得客观复盘,找自己身上的原因和客观的原因。

第二类思路,是岗位要求。

你可能说,“我们年初没有给我定很具体的目标,现在该怎么写呢?”你可以用第二类标准:岗位要求。

特别是一些支持性的岗位,比如数据分析部门、行政、财务、法务,这些部门可能年初没有定具体的目标,那你可以对标岗位对你的要求来写评价。

比如,数据分析师可能就有“编写数据分析报告,为业务提供决策支持”这样的岗位要求,那你就看看:上半年你产出了多少报告?对业务的决策产生了什么实际的影响?

这种标准,不管是问你的上级,问 HR 部门,或者是在你们公司的岗位招聘启事上,都能够找到。

第三类思路,自定义标准。

上面两种标准能解决绝大多数的情况,但有的同学还是会问:我去了一个新岗位,这个岗位没有明确评价标准,我该怎么写呢?

我给你出个奇招,叫“自己定义标准”。别害怕,这事也没那么难,你可以用三个台阶的方式把自己对标到一个坐标系当中。

我举一个常见的例子,你大概率上能用上:

如果你处于一个全新的岗位,你可以用这三个台阶去试试。

比如我给你举个具体的例子,很多体制内都有“笔杆子”这么一个角色,但是这个角色没有明文规定的职责,怎么评价自己的工作呢?

我有个朋友,梅俊老师,他是一位资深的公文写作教练,我就和他一起讨论出了公文写作的三个台阶:

这三个标准一列出来,就等于划定了一个职业成长阶梯。你就可以帮助领导去明确:我这个岗位的成长方向在哪?我处于哪个阶段?接下来往哪去发展?

这里有个小技巧:我建议你把现在的自己定位到第二个阶段,这样既显得你有所成长,也很明确接下来的发展方向。

说到这儿,我们就掌握了自我评价的三类标准制定方法,目标、岗位要求和自定义的成长三台阶。到这儿我们就说完了第二个问题:怎么评价自己?

我知道还有很多同学很担心:领导可能都不会认真看我的总结,他手下有十几二十份总结材料,他怎么看得过来?

首先,你已经体会到了领导的处境,非常好。越是这样的情况,我们越是需要把自己的总结打磨得重点突出。怎么打磨呢?我给你一个方法叫:关键词重复法。

什么意思呢?就是在总结工作的时候,提炼出小标题。看书先看皮,看文先看题。小标题,就像是路标一样,帮你把重点点出来。

当然,这个小标题也不是随便起的。我们有三类技巧:

第一类技巧叫做重复名词。

我们在很多公文里就会看到这样的小标题:

你看,“数字”就是关键词,不断去重复,降低对方的理解负担。

第二个技巧,我们还可以重复动词。

假设你的团队步入规范期,那你上半年的工作重点就是要制定团队规范,你的小标题可以这么写:

你看,“规范”就是关键词。

第三个技巧是重复数字。

拿我自己举例子,我在上半年就总结了一套新人培养的经验,用了重复数字的方法:

新同学就能够记住:他自己现在处在哪儿,要往哪儿走,目标是什么。

如果你也能在自己的总结里捶打这样的关键词,那对领导来说肯定是眼前一亮,重点清晰的,他也不会花费过多的时间去看你到底想传达的是什么。

好,到这儿我们就说完了写半年总结的三个要点,我们敲黑板来复习一下:

第一,写半年总结,我们可以使用《表达张力图》,把一项工作事项写出目标、成效、经验和事例,写出表达张力,让它丰富起来。

第二,写自我评价的时候,我们可以扣着标准来说,这儿我给你准备了三个找标准的方法。

第三,用关键词重复法,提炼总结的要点。

其实,这类总结性的材料,包括年终工作总结、项目总结,在职场里都属于高难度的问题,我们今天只解决了三个重点的问题。要想写好,还有很多更加进阶的写作方法,我在职场写作训练营里都给你准备好了。

除了这些重磅级的问题,日常工作里我们高频需要用到的周报、通知、复盘,我也给你准备了相应的写作方法,带你高效完成职场写作。我是罗砚,我在《职场写作训练营》里等你。