NO.1753 如何用写作获得上级信任?


你好,这里是罗胖精选。

今天推荐给你的是《得到·职场写作训练营》。

这个训练营上线一周年,目前已经服务了9906名同学,将近1万人了。这个训练营的主理人罗砚老师告诉我,这些同学是来自各行各业,上完训练营,他们觉得不仅自己的写作能力有进步,而且职场能力也有进步。这是为什么呢?

因为在现在的职场上,写作能力,其实基本等同于工作能力。从写周报,到写会议纪要,从公开发言,到复盘报告。你对工作的思考、对工作的规划,都体现在你写的工作文档上,决定着别人对你的评价。

今天,罗砚老师为咱们罗胖精选的同学,专门录制了一讲体验课程,题目是“怎么用写作赢得上级的信任”。接下来,让我们一起来听听罗砚老师是怎么说的。

你好,我是罗砚,欢迎来到《职场写作训练营》。

在训练营里我经常收到这么一类问题:“我向领导申请资源,但领导却反复挑剔,就是不批,怎么办?”

或者是,“我需要领导支持我的项目计划,领导的反馈总是模棱两可,怎么写才能让他相信这个计划可行呢?”

遇到类似的问题,我知道我可以给他一个写作框架或者给他反馈意见,但是很难帮他从根上解决问题。因为出现这种问题的根源不在他这一篇申请,这篇计划写得是不是好,而在于领导跟你的关系,你得敲警钟了。

有一句话,当事人可能感受不到,但是站在旁观者的视角特别清楚:每到这种关键时刻,拼的不仅是业务能力,更是领导对你的信任。职场上,信任就是一种杀伤力。

很多同学都会困惑说我不会跟领导沟通,那怎么跟领导营造信任关系呢?这一讲我们要解决的问题就是:怎么用写作来营造跟领导的信任关系?

我给你举个例子你就懂了:

怎么跟领导建立良性的信任关系?不是要拍马屁,不是搞关系,就是简单的及时同步信息。但是这些好的工作习惯很多公司是不教的,不要求的,全靠自己个人摸索。这其实就是一套职业化的工作方式,搞清楚了这个方法,是可以系统化训练的。

我们今天就来讲怎么用好写作这个工具,给你和领导的信任关系加分。重点是三个:

第一,逻辑。领导老说我逻辑太差,那一篇写作怎么写得思路清晰?

第二,周到。很多人的文章被领导挑毛病,领导会说:“这你怎么没想到啊?”“这个问题你想清楚了吗?”那文章怎么写才能显得我思路全面,想得周到呢?

第三,熟悉。这也是我们刚刚那个案例说的:信任是个频率问题。那我们怎么建立,用写作跟领导高频沟通的机制?

这三个问题我们一个个来讲。

先来说第一个问题:逻辑。

领导老说我的文章思路不清楚,逻辑混乱,该怎么办?我发的工作微信,领导要么半天不回;一回,就是追问一堆问题。怎么写才能让这个沟通过程变得高效呢?

信任从哪儿建立?就是从每一次的工作交接里建立。一条微信,一篇文章,其实都在传递你的可信度。那我们怎么通过写作这个界面提升自己的职业可信度呢?

我给你一个职场写作的万能公式:行动+观点+事实。我们放到一个具体的案例里去理解一下这个写作思路。

我就见过一个中层干部。他的新产品上线之后销量特别好,他就赶紧给上级写了这么一封汇报,请示下一步的动作。他是这样写的,你感受一下:

听完他写的三句话的内容,你是什么感觉?好像传递了很多信息,但是关键信息不突出。领导听完,也是一肚子问题:“大量订单是90后,占比有多少?”“好评如潮,到底有多少好评?”“用户关注的核心点是什么?”

原本是一个秀肌肉的时刻,写成这样,反而变成了暴露短板。

那我回到刚刚给你的写作公式,我们用“行动+观点+事实”的框架,重新修改一下这份汇报,它会变成什么样呢?

第一句话,先写行动:

第二,再说观点,也就是支持行动的理由:

那有哪些事实可以支撑你的观点呢?接下来就写:

你看,这样一改,气质马上不同。领导一看就知道,你把事情想得很清楚。

职场写作有逻辑的背后,其实有一层隐含的意思:要的不是你思考的逻辑,而是领导接受信息的逻辑,或者说是所有用户接受信息的逻辑。一个问题,思考的逻辑可能是不一样的,但是用户接受信息的逻辑可是一致的。这就是为什么这是一个万能框架。

用户最感兴趣的信息一定是“需要我做什么”,然后是“为什么需要我这么做”,你就要说观点。最后是“那你这么说的理由是什么“,我们就需要给事实支撑。所以职场写作的逻辑不是你工作的逻辑,更多是用户心里需要信息依次传达的逻辑。掌握了这样的万能思路,所有的职场写作,都值得按照这样的思路重新调整一遍。

好,这是说职场写作的逻辑。

有逻辑,领导会觉得这事你能理清楚,但怎么能让领导放心地把问题交给我们,你还需要展现出一个素质,那就是:周到。

请注意,这里我说的是周到,而不是全面。我们不可能每件事都面面俱到,算无遗策。但是怎么体现,“这件事儿我在一线思考的是很深刻的,关键的问题我都想到了”呢?这里有个方法,那就是:给领导多一个维度的信息。

这其实也是一个思维的训练。我们每一件事都逼自己比领导多想一个维度,时间一长,你就是一个思考更周到的人了。这多出来的维度是什么呢?我们举几个例子,比如:

- 这件事可能存在什么风险?

- 这件事在一线可能会遇到什么问题?

- 它在具体实施的过程中可能会遇到什么困难?

这些可能都是你在一线比领导更了解的信息。

听起来可能有些抽象,我给你讲一个真实的案例你就明白了。

有一次,我有个同事跟罗胖提一个场地活动方案。这个同事提前调查了很多的酒店,他的方案是这样写的,我大概给你概括一下。

首先他先写的是建议的行动。建议选 A 场地,然后他写上了观点和事实,他是用一个表格的形式呈现的。三,对比的几家酒店在价格、位置、时间、环境等等几个核心维度上,分别的表现,优劣势是什么。最重要的,他还在最后多加了一个维度:综合评分。

你看,表头就是他分析这件事的框架。观点就是他的综合评分。表里的具体信息,就是支撑他观点的事实。按照我们刚刚讲的逻辑,这个方案是逻辑很清晰的。作为一个领导,评价这份工作,是专业。

但真正让他出彩的、让罗胖印象深刻的是他在这个表格之外还写到了一句话。他是怎么写的呢?

罗胖当时就觉得,时间、价格、距离,好像这些问题我都想到了,但是你说的这个点,我确实没想到,挺意外的,它给了我做决策非常有效的信息。

当然,罗胖最后听了这个同事选了 A 场地,但更重要的是,他对这个同事建立了信任。领导就会很放心让他出去干活。因为他想到了我没想到的维度,这样的人就是周到。

你可能心里会打鼓:“想到领导没想到的事,多难啊。”其实这个维度也是有迹可循的。

我们通常可以从这几个思路去思考,比如:

- 这件事会不会出现什么风险?这是不好的一面。

- 好的一面可能是:它会不会带来什么额外的收益?

- 过程中会不会增加成本?会不会影响其他人的利益?

通常我们可以从这几个维度去发散思路,去补齐我们思考上的全面性。

好,这是第二个维度,周到。

我们最后来说第三个关键,熟悉。

熟悉的背后是什么?可不是一次憋个大招:我要给领导写一个特别大的方案,让他全面了解。而是小步快跑,高频的信息同步。这件事对沟通来说是有难度的,因为你光有主动沟通的意愿还不够,还得领导有时间。但是,你可以写给他看。

那怎么用写作跟领导建立一个合理的信息同步机制,从而实现“熟悉”的效果呢?

这里头有两个关键:

- 第一个,是在关键节点主动沟通。

- 第二个,是建立习惯。

我们先来说第一个,什么叫关键节点。

一般你需要和领导同步的信息,通常是你领走了一个任务。那和一个任务相关,有这么五个节点是你需要重点关注,可以用写作去同步信息的。

- 第一,工作开始前。用写作可以去确认工作任务的信息。

- 第二,工作关键节点。取得了阶段性成果,你可以主动去给领导做书面汇报。

- 第三,工作出问题。比如进度延迟,成本超出,或者质量不达标。这种时候,很多人选择我先去解决问题,实在到没有办法再找领导。但会工作的人知道,问题发现的时候,先给领导同步信息、管理预期,是很重要的。

这方面,我有一个非常印象深刻的事儿。

我原来的搭档鹿宇明老师,现在是得到高研院教研长。当时我们遇到了一个问题,其实我已经想到解决方案了。我的反应就是:我赶紧去干,解决这个问题。但在着手开干之前,鹿老师发了一条消息给脱不花。他是这样写的:“花姐,有一个问题需要你知道一下,我们正在推进解决了。”然后,他讲了问题和方案。

就这一篇微信,也并不需要脱不花给什么支持,但是她提前看到了,那她对我们的工作就更加熟悉、更加了解,也更加放心了。哪怕我们最后办砸了,她也有更充裕的时间去解决问题。

设想一下,如果没有及时同步,脱不花事后从别人那儿听到这个问题,她会是什么反应?所有的领导只有一个反应,就是炸了。这就是为什么在问题出现时,你值得及时同步信息的价值。

- 第四,工作交付的时候。你其实可以写一个简单的清单,你的工作完成到了什么情况,是如何被交付到下一个环节的。

- 第五,可能是很多人会忽略的点:工作结束后复盘。这时候给领导同步的,就不是工作具体事项了,而是你沉淀下来的经验。

在这么五个节点下主动出牌,无论在什么样的职场,你都是一个专业、主动,能把控好自己工作的职业人。

熟悉,还有第二个关键点,就是习惯。这一点说起来最简单,其实往往是最难的。只要你能坚持在我们刚刚提到的五个关键节点上,及时给领导同步信息;或者你能够按照一定的周期,一个月也好,一周也好,及时给领导汇报工作进度,你们之间的熟悉度一定是没问题的。熟悉才是信任的基础。

好,这一讲说了如何用写作获得领导信任。我们讲了三个方法:

第一,每一篇写作中都要有逻辑。什么逻辑呢?用户的逻辑。我们可以按照“行动+观点+事实”的结构来写作。

第二,写作时要考虑周到,那怎么考虑周到呢?我们可以用一线的信息,在风险、成本、收益、相关人这几个维度上去考虑。

第三,要让领导熟悉你。有两个关键点,在任务的五个时间点上主动出牌,以及养成稳定的习惯。

我们今天讲的好像是一个写作问题,但是它更是一个工作方式的问题,背后是我们对工作的思考和理解。这也是很多同学在学完《得到·职场写作训练营》之后的感受:不光减轻了写作负担,写作更高效,更多的是更加理解工作了。

这些问题在怎么写好一篇工作周报,怎么写好工作复盘,怎么写好工作的计划和总结,这些写作任务里特别突出。在《职场写作训练营》里,我们会用 21 天教给你关键写作场景,应该如何思考和写作。这些关键的写作场景往往也是领导了解你、评价你的关键节点,我们一定不能丢分。