NO.1642 怎样开会,才更高效?


你好,这里是罗胖精选。

最近,我们上线了一门新课,是我们得到和飞书联合出品的《组织数字化工具9讲》。

这门课程讲的是一个组织内部怎么完成数字化。从同事和同事之间的交流,到部门和部门之间的协作,再到上下级之间的沟通,数字化工具不仅能提升办事效率,更重要的是在运行方式上,能够推动组织的进化。

当然,现在市场上优秀的办公协作软件很多,很多软件也能实现类似的功能。我们之所以选择飞书,理由有两个:第一,这是我们公司内部,包括跨年演讲项目组正在使用的协作工具,它的效果亲测有效;第二,字节跳动的张一鸣讲过一段话,他说,字节跳动是我的产品,打造这个产品最重要的工具就是飞书。

所以,我们邀请飞书的CEO谢欣老师,和我们的教研团队一起研发了这门课。希望对你所在的组织也有启发。

今天推荐给你的这一讲,是在开会这个场景下,飞书是怎么帮助我们用更少的时间更好地得出结论的。好,接下来,让我们一起听听谢欣老师的分享。

你好,我是谢欣,欢迎来到《飞书·组织数字化工具9讲》。

上一讲,我们说了在线上沟通这个日常工作的高频场景里,数字化工具是如何发挥作用的。这一讲,我们来看另一个高频场景——开会。

我们几乎每天都要开会,会议是组织解决各种问题、推进工作的一个重要场景。提高会议的效率,对组织来说是非常“划算”的事情,等于是提高了组织解决问题的效率,也释放了参会人员的精力,可以投入到其他工作中。但是,会议效率想要提升,并没有那么容易。我们来看一些场景:

原本要花一个小时讨论出解决方案,结果前40分钟都是在解释要解决的到底是个什么问题,参会人员来自不同部门,对问题的理解不一样,掌握的信息也不一样,大家起点一致就要花很长时间;

开会时拿意见的总是那么几个人,其他人都不太愿意表达自己的观点,讨论效率不高,会后落实的时候,又总是推进不下去;

会议过程中要把重要讨论记录下来,但不管是现场速记还是录音后的整理,都要耗费大量时间,即便是逐字整理好,其他人再看的时候也可能会因为篇幅太长而抓不住重点。

你看,这些问题都在拉低会议的效率。但其实本质上要解决的就一个核心难点:在会议的全过程中,提高时间利用率。那怎么提高呢?我们先看看,时间到底都被花在哪儿了。最简单的划分,就是开会的前、中、后,对吧?开会前,准备会议材料花时间;开会中,讨论问题的过程花时间;开会后,整理成果、回溯信息也很花时间。

我们认为,开会就是用时间换结论的过程。飞书作为工具,就是在这个过程里的每一个环节上,去帮助组织提高时间利用率。

这里我想跟你介绍一下,字节跳动内部的一种开会方式,我们叫它“飞阅会”,它是飞书文档,阅读和开会的简称。

以往我们开会,会议讨论要花大把时间,但对讨论之前的准备却重视不够。如果多花一些时间把准备做充分,其实是在相对减少讨论问题的时间。

那飞阅会是怎么开的呢?

开会前,我们会准备会议材料,对于内部会议,字节跳动是不使用PPT的,而是使用飞书文档来准备详细的会议内容。为什么在内部会议上,我们不使用PPT而是使用文档呢?我们认为,对于内部会议而言,内容准确比形式优美更重要。一旦使用PPT,我们就会容易关注到形式优美,比如动画效果怎么样。而换成飞书文档后,我们的关注点自然就变成了内容而不是形式,也节约了大量的会前准备的时间。

开会中,我们把会议分成两个阶段,对于1小时的会议,第一阶段大约20分钟,以默读文档和评论为主,这里是以文字为主的阶段;第二阶段则是基于第一阶段的评论进行发言讨论,这里是以声音为主的阶段。

在第一阶段,参会人员一起默读写有会议信息的飞书文档,所有人阅读并打字评论,把自己的问题和思想都沉淀成文字,以此来同步信息、拉齐认识。对,所有人一起专门花20分钟来为接下来的讨论做准备,但这并不是在浪费时间。

如果在读文档的时候有疑问,我们就选中那段文字,然后用评论的方式“举手”提问。在文档里,这些字会高亮显示,并指向右边评论区的内容,相关的同事就能看到并回复你,其他人也能看到你们的对话。以往你想补齐一些信息差的时候,要么需要打断主讲人来提问,要么是和同事小声讨论,效率都不太高。

到这里,我们的信息起点基本拉齐了。但这还不是这20分钟最重要的价值。

因为要打字,我们就被倒逼着去不断理清思想,把分散的想法加工,最终转换成有逻辑的文字。因为思考得更认真,每个人都能给之后的讨论贡献有价值的想法,一起更快地逼近结论。

好,这就是第一阶段。到了第二阶段,就是参会人发言,以声音为主的阶段了。

刚才大家不是已经写了很多评论吗?这个阶段,就开始对所有评论进行挨个儿的讨论。如果这条评论大家都没有意见了,就可以点击这条评论右上角的一个对勾,这条评论就被解决了,它就不会再显示在评论区了。如果会后需要看所有的评论内容,这些被解决掉的评论、回复,也都能在“历史评论”中看到。

我们公司这种新的开会形式,也得到了飞书客户们的认可,比如小米公司,他们还在这个基础上进行了创新,让飞阅会有了更高级的玩法。

小米有一次开会是在讨论一个形象方案,参加讨论的,线上线下加起来有100多人,那他们是怎么开这个会的呢?A选定了文档中的“虚拟人物形象”这几个字,用评论问能不能把它放到其他平台的表情商店。相关负责人B马上评论说可以,还补充了预期的合作方式。同时,C选定了一张图片并评论,说这个形象设计可能不太符合流行趋势了。马上有几个人点赞表示同意,D还在下面补充说,建议找二次元专业人士评估一下,E又接着回复了合适的人选。

你发现了吗?和刚才讲的飞阅会有所不同,阅读文档的这个过程,不只是在同步信息,它也在同步解决问题。在整个“同步信息+讨论解决”的过程中,差不多100个人同步打字交流,不到半小时,就解决了以前要花好几个小时才能解决掉的问题。

不过有一些时候,只靠参会者还不能解决所有问题。举个例子。运营组开会讨论出了一条宣传文案,但是不知道它是不是符合广告法,稳妥一点的做法就是会后当面请教法务,但这比较低效而且麻烦。

我们在工具的使用场景上考虑到了这一点。参会者可以在文档里选择要评论那句文案,用评论@一位法务同事,邀请他来帮忙。评论发出后,这位法务同事虽然没有参加会议,但是他仍然能够同步收到消息提醒,点开就能直接回复。这样其实在打破空间的界限,随时调动“场外资源”。

当空间界限被打破,我们还能够往前再往前一步,进行异步沟通。也就是说,围绕一件事情,大家可以在不同的时间地点参与讨论,把碎片时间灵活使用起来。如果说开会要所有人同步参与,那么有了异步沟通,有些会或许都不用开了。

我分享一个印象深刻的事情。在2021年除夕前不到一个月的时候,抖音正式成为了当年春晚独家红包互动的合作伙伴。当时时间紧任务重,我们要尽可能为所有风险做好预案。

但就算是把最有经验的人凑在一起,头脑风暴一整天,也难免会有想不到的点,也就是所谓的“黑天鹅”。后来,我们干脆就直接建了一个叫“黑天鹅清单”的飞书文档,大家来一起写。可能A是在午饭的时候想到一条,B是在会议休息的5分钟又想到了一条,他们都可以随时加进来。在春晚的前一天,我们的“黑天鹅清单”里已经包含了上百条风险,涉及的包括技术容灾、行政支持、现场流程、人力安排等方方面面。关于这个案例,下一讲我们说到项目的时候还会再具体讲到。

好,最后我们再来看看会后落实环节。有效的会议其实不只是开会的过程,它得出的成果能不能被用好,这也是效率的体现。我们通常用一堆录音、视频和会议纪要来记录开会的成果,但是在整理和使用时会花很多不必要的时间。

如果能把这些信息更结构化,让人阅读和检索的时候更方便,那时间的利用率也就能更高一些了。

飞书里有一个功能叫“妙记”,它可以把所有的音频、视频,都转换为文字,把内容结构化。 妙记生成后,你会在它上面看到一些蓝色的标签,比如,你们刚才开会讨论人才计划,那系统里就会自动提取出“人才”、“招聘”、“团队管理”、“目标管理”、“业务发展”等等标签,用分类让你筛选的过程更方便。进入妙记,你能直接搜索定位想找的信息。有时候文字的还原可能还不够,你就可以点击文字,音视频会自动跳转播放,立体还原当时的语境。妙记还能一键导出为飞书文档,你就能直接在上面编辑具体的方案和计划。

这些信息,你也可以通过飞书的全局搜索找到。你还能随时随地像听播客一样使用这些音视频,使用倍速、快进,随时点开文字来评论、编辑,甚至@别人一起讨论。

好,说到这儿,我想请你一起回头看看开会这件事。它之所以让我们头疼,主要是因为各个环节的时间利用率都不高。针对这一点,我们以信息为突破口,在数字化工具的帮助下,更高效地拉齐信息的起点、表达交流和使用会议成果。此外,当异步沟通成为可能后,碎片化的时间和灵感都可以不再被浪费,想得出一些结论甚至都不用再开会了。

当然,面对不同的人和事,合适的会议形式也会不同。所以这一讲的最后,我想留给你一道思考题:在你的工作中,哪些问题可以用异步沟通来解决?哪些又不适合呢?

以上就是这一讲的全部内容,让我们下一讲见。