NO.1378 怎样做好向上沟通?


你好,这里是罗胖精选。

今天接着给你推荐脱不花主讲的《沟通训练营》。

昨天脱不花从家庭和对外合作两个方面,拆解了一次成功的沟通都有哪些技术要领。今天,她要给我们讲一个大多数人更常见的沟通难题,向上沟通,也就是和自己的上级、领导、老板的沟通。

向上沟通对我们每个人来说都很重要啊,我们在职场的绩效到底怎么样,我们的职业发展能不能向前一步,很多情况下都是由我们的直接上级说了算的。在这个前提下,我们要向上沟通,地位就相对被动,那这样的沟通,我们怎么进行呢?

好,有请脱不花。

你好,我是脱不花。

今天我们来讲,怎样向上沟通。

这是很多人的痛点啊,我们经常会觉得,领导怎么这么不公平啊,为什么提拔他不提拔我呢?或者领导脾气好暴躁啊,每次汇报工作,我才说两句,他怎么就没耐心了?又或者我花三天时间做完的PPT ,他三分钟都就给我毙了,等等等等。要是有机会听听下级聚到一起控诉上级的事儿,那可真是天下下属是一家,老板个个是奇葩。

问题是,说风凉话是没用的,咱们得躬身入局,搞定他!

因为时间的关系,我只能跟你介绍三种向上沟通的问题怎么解决。但是,躲过这三个大坑,至少我们能拿到60分。更详细的拆解,我们会在脱不花沟通训练营里展开。

好,广告打完了,我们直接来看案例。

有这么一个年轻人,就叫小杨吧。有一天,小杨要陪领导去一个比较远的地方开会。本来说好了小杨自己开车拉着领导去。

等到了第二天,领导到了楼下,发现小杨并没有开车,就问小杨:“不是说好你开车吗?”

小杨回答说:“今天不想开了,我约了车,已经到了。”

领导停顿了一下,说:“不想开你早说啊,我会想办法。”

小杨还没反应过来,大包大揽地说:“没事儿,往返的车我都已经约好了。”

这个时候,我相信你已经开始笑了,但是还没完。

上车后,小杨好像明白过来了,开始跟领导试着解释:“领导,咱们打车不贵,油钱跟停车费加在一起,跟打车差不多了。”

领导欲言又止,最后叹了口气,什么都没说。

我相信,职场经验相对丰富的同学,一定会觉得,这个小杨也太不懂事了。

但小杨自己是怎么想的呢?

请注意,以下完全是原话啊,我转述一下:

小杨说,“你看,有困难,我自己想办法啊,我都没麻烦领导,自己就搞定了。更关键的是,我是花自己的钱办公事啊,都没想去报销。我都这样了,领导居然还不满意,真是既委屈又生气。”

你听听,这个心情,有没有特别熟悉?在职场上,我们经常能听到这样的抱怨:我熬了半个月的夜,才跑出来一个方案,领导居然还不满意?我们部门连续大干了三个月,一点都没麻烦领导,凭什么不给我们打高绩效?

发现了吗?虽然刚才小杨这个案例,是一件小得不能再小的事,但是以小见大,它反映出来了一类问题。

这就是我们向上沟通最容易踩的第一个大坑,叫作“聪明一休”式的沟通。什么意思呢?就是你默认,你正在做的这件事跟别人没有关系,自己一个人像聪明的一休一样,开始开动脑筋。但问题是,很多时候,我们没有办法在最短时间内一个人找到最佳方案,更可怕的是,我们经常自以为找到了最佳方案。

就像刚才这件小事,小杨自作聪明,还觉得自己挺大方,掏自己的腰包,给领导方便。但小杨不知道,领导担心的难道是打车费吗?不,他担心的是他心里的那个计划会不会受影响啊。可能是单位的形象问题,也可能是他要利用这段路途,在车上打个保密电话的问题。但是下属却擅自改了安排,而且完全不跟领导同步。这才有了领导那句“不想开你早说啊,我想办法。”

对啊,领导的心声很多时候就是这样的:你早说啊,早说我有办法。

但很多时候,领导都是在临办事、临出门、临决策前,才发现这些“聪明的一休”们给了自己一个大大的惊吓。这个时候再说什么可能都晚了。

所以你看,很多职场人其实挺有责任感的,想帮领导减轻负担,这也是为什么事后收到负反馈之后,他们会觉得很委屈。但我想提醒你的是,咱先别急着委屈。记住这句话:不要表演努力,而要解决问题。要穷尽一切资源,团结一切可以团结的人,利用一切可以利用的力量来解决问题。这个观点我相信大多数人都认可,但你为什么不认为,你的领导也是你团结的对象呢?为什么你不认为他就是你可以优先利用起来的资源呢?

这个原因我曾经分析过,因为很多年轻人,其实是在学校里待的时间太长了,习惯了考场模式,总觉得工作也是考试,考试就得闭卷,向别人求助就是作弊,万一领导觉得我能力不行怎么办?如果你这么想,最后的结果是什么?不是把自己憋个半死,就是你吓领导一跟头啊。

所以,在向上沟通的时候,千万不要做“聪明的一休”,一定要及时向上沟通。

好,有困难要及时求助,很多人记住了,但紧接着,第二个坑又掉进去了。你不是说有困难就沟通吗?那没有困难,我就不沟通。这种向上沟通的误区,我把它叫作“昭君出塞”式沟通。什么意思?就是领导派你一个活,你跟昭君出塞似的,一脸悲壮,自生自灭,从此杳无音信。你就说,如果你是领导,你着不着急?

在职场上,这种情况太多了。我举个我身边的例子。我有一个下属,特别能干,但就是一点,别派他出差。他一出差我就生气。为什么?因为只要他出差,这个人就像畏罪潜逃了一样,从此销声匿迹,好几天都没消息。

直到出差结束,回来才跟我同步,出差期间,我干了啥啥啥,解决了什么问题,又有什么困难。我就很生气,这并不是因为我想要控制他,我也不是事无巨细想要跟踪他,我又不是没事干。而是,我理应成为他在前线战斗的支持者,有些他在前线忽略了的问题,解决不了的问题,我是可以出主意、想办法的。但是因为缺乏过程中的同步,等到他把结果拿回来的时候,最佳的解决时机已经错过了,这就造成了我对他工作过程的失控。

你看,这就是不及时向上沟通、不及时同步的时候,你的领导的心情。这种失控感跟失重似的,作为领导,我们也忐忑呀,我们也担心呀。你是干活的那个人,你知道进度到什么地方了,而且你也有迷之自信,但是领导不知道。在最后结果揭晓之前,领导怎么知道你是霍去病,还是王昭君呢?

所以,向上沟通,特别重要的一个原则就是保持透明度,有困难要及时求助,没困难也要定期同步,这样才能方便我们彼此协作。

好,说完了“聪明一休”式沟通和“昭君出塞”式沟通,我再跟你说说,第三种反面典型,叫“无效传球”式沟通。

什么意思呢?我们再来看个案例。

还是小杨。这回小杨呢,是某个项目的成员,他的一个同事突发疾病,大概一年不能在岗。领导就安排小杨除了做好自己的工作,也得帮助负责这位同事的工作。

但接手后这个项目的实施过程中,出现了以前从来没有过的新问题。小杨就尝试着向其他同事寻求帮助,也向项目对口的大小领导写邮件反映情况。你看,是不是躲开“聪明一休”式的沟通啊?但结果呢,几个同事并没有相关经验,帮不上忙;而他写给领导的邮件,石沉大海,没有回复。

接下来就精彩了。小杨的心情非常微妙,刚开始是着急,领导怎么不回复我呀?后来是焦躁,领导怎么还不回复我呀!最后就变成愤怒了,领导为啥不回复我?这时候马上有个心态出现了:既然领导都不急,那我着什么急?!

就这样,小杨怀着满心的怒火和委屈,过了一个星期。一个星期之后,领导突然打电话问起了这件事,啪,一下怒火被点燃了,小杨情绪没控制住,不仅表示以后不做这个项目了,还当场挂了领导电话。

哎呀,你说说这个小杨,看着真是让人着急啊。领导不回邮件,为什么不当面沟通?为什么不打电话去催领导办这件事?

你看,这就叫作无效传球式沟通。当事人觉得,问题我已经反映了,求助我也做了,邮件我也发了,你不回,那就是你的责任,反正我的任务完成了。

但问题是,小杨,你才是责任人啊,你要做的不是光传球,能射门的时候要射门啊。前面我们说了,领导是我们的资源,是我们可以利用的力量,但最后的临门一脚,不能指望别人,自己得踢啊。

这个时候,我知道很多年轻人可能心里嘀咕,那领导自己看了邮件不回,怪谁?领导自己不够职业啊。

这个心情我理解,而且领导该回邮件确实要回邮件。但是,如果你到这儿还在问这个问题,就说明你还没有完全理解我们前面说的,领导是你的资源,是你要用起来的力量。对,是资源,不是老师,更不是家长。在职场上,领导之所以把这个事交给你,就是因为他忙不过来,但这个事交给了你,别管是不是后来背锅还是接盘,事交给了你,那就是你的,你要为这件事的结果负责。

好,问题来了,现在我想请你思考一下,如果你是这个小杨,这件事应该怎么沟通?

首先,一定要先解决一个问题,就是情绪。不管跟谁,带着情绪去沟通,这是大忌。

那小杨怎么控制自己的情绪呢?

前面我们说,很多向上沟通问题,都是心态问题。其实小杨这个例子非常典型。他在沟通之前,只需要想一件事,就是假设这个问题不是我在帮别人干,而是发生在我自己的本职工作里,我会怎么办?你看,这么一想,情绪马上就没有了,如果这个事本来就是自己的,你有什么可愤怒、可委屈的呢?当然是就事论事,解决问题啊。

好,处理了情绪,我们来看看小杨到底该怎么沟通。我知道,很多人肯定觉得,那就当面去催,去办公室堵他啊。别急,你有没有想过一个问题,领导为什么没有回小杨的邮件?

仔细分析一下,这里面其实存在多种可能性,可能是忙忘了,但也有可能,他暂时也没想出来这个问题怎么解决。甚至有可能,小杨这个邮件就发的不合适,领导就是不想回你。那这个时候,小杨就不能贸然去堵着领导要答案,那他该怎么办呢?

一句话:带着方案去。虽然小杨遇到的是个新问题,但作为这个问题的责任人,至少是有权利也有义务发起冲锋,拉着所有的项目相关成员开个会,讨论讨论。再棘手的新问题,也不可能所有人一点想法都没有,拟定一个初步方案,供领导思考的时候当个抓手用,这我们总是能做到的。

我相信,如果小杨把这些沟通工作做到前面,邮件里就写了自己所能做的相关思考和初步方案,那这个邮件,被回复的可能性就大大提高了。

举贤不避亲,我举一个我们公司自己的例子。我有个下属,当时她要催我确认一件事情,她的邮件是这么发的:

“花姐你好。有一件事需要您确认,这件事是XXX,我们准备的方案是XXX,想请您确认下这个方案是否合适。因为上线时间是X点,所以请您最迟在X点之前务必回复我。或者我在这个时间点来当面找您,如果您这个时间不太方便,请务必告诉我一个您方便的时间。”

你看,当我收到这样一份邮件,我会清晰地知道,这件事我必须马上回复,如果不回复,后果是什么。同时,我会非常有安全感,因为我知道,这件事哪怕我忘了,问题也不大,她会记着,她会为这件事的最终结果负责。

从那以后,我不管多忙,别人的邮件可能选择性地回复,但这个同事的邮件我都会认真对待,因为她唤起了我对她的尊重。

所以你看,好的向上沟通是什么?不是很客气,也不是花言巧语,更不是所谓的溜须拍马、歌功颂德,而是你让领导有掌控感。不仅要让他对困难有掌控感,还要对进度有掌控感,更要对结果有掌控感。

好,向上沟通我们就讲到这儿。希望今天这一讲,能够帮助广大的职场朋友们,祝各位做领导的,下属不害怕跟你沟通,做下属的,领导愿意和你沟通。希望我们每个人都能感受到沟通的幸福感。

我是脱不花,我在沟通训练营里,等你。

内容听完了,我是罗胖。

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罗胖精选,明天见。