怎样在正式表达时,做到逻辑清晰,重点突出?


今天,我们来解决一个问题:

怎样在正式表达时,做到逻辑清晰,重点突出?


人生一切难题,知识给你答案。

很多人在闲聊时能侃侃而谈,但一到工作汇报、大型演讲等正式场合,表达就变得凌乱,无法让听众抓住重点。

今天这本书,就专门来解决这个问题—— 

《开口就能说重点》

作者:[日] 斋藤孝 尻上寿 

译者:林欣仪 

出版:紫光图书  北京联合出版公司



1. 想在正式场合把话说明白,最关键的是:筛选出话题的重点,并以此为核心,把所有要说的内容,按照逻辑搭建结构


2. 利用小道具,打开话匣子。和陌生人聊天,如果直奔主题难免会有点尴尬。这种时候,一个小道具,比如名片、配饰,就能帮你迅速拉近距离。有一个记者在采访时,就会带一支别致的钢笔,有的采访对象会对它感兴趣,便会主动聊起这支笔,这样记者就能借机开启对话,尽快进入主题。


3. 从结论说起。职场上经常会遇到这种情景:向上司汇报工作时,半天说不到点子上。这时候你应该省略掉起承转合,先把最重要的结论或者问题抛给对方。比如,汇报时直接说“我们通过讨论,认为A方案和B方案最有利”,就比“我们一共提了5个方案,同意A方案和B方案的人很多,但选不出哪个更好”,更能让对方抓住对话的重点。


4. 找到别人感兴趣的重点。你要事先判断对方最感兴趣的是什么,站在对方的角度提炼核心要点。比如对管理者来说,更加关心“我们的产品市场反应如何”“现在应该着重解决的问题是什么”,那么你就可以有的放矢,简练地提供给他最有意义的资讯,比如“根据最新调查,80%的消费者了解我们的品牌”。其他不太重要的细节信息,如果对方认为有必要详细了解,再进一步阐述。


5. 描述方案时,只表明最大的优缺点。我们在描述方案时,最常见的做法,是把优缺点全部罗列出来,这样做最大的问题是很容易因为内容过多,导致表达凌乱。最好的做法是,只点明方案的一个最大优点和一个最大缺点,同时附加上“缺点怎样处理就可以解决”,对方才更容易抓住重点,进行理解。


6. 如果内容比较难,先给听者铺几块“踏脚石”。为了更好地让对方理解你的意思,不要一下子就把所有内容全部堆出来,而是循序渐进,先放入几块“踏脚石”,帮助双方顺利建立沟通的知识基础。比如你在和各个部门的同事解释复杂的IT技术,就可以先介绍几个相关的概念,搭好基础,再讲解深入的内容。


7. 善用发问。一个对所有人都有帮助的好问题,也可以成为你表达的重点。在提问时,要尽量避免稍微动脑或者上网搜索一下,就能立马得出答案的问题。比如“如果是我们的对手遇到了这个问题,会怎么处理”,就比简单的“问题主要是由哪些原因造成的”更有启发意义。


8. 用辩证的技巧让分析更透彻。对同一个主题,你可以先说正面意见,再说反面意见,如果还能从其他角度进行分析,会显得你的视角更立体。比如你要在会议上分析某个商业现象,不仅可以从消费者与卖家的视角说,还可以引入一个更基础的经济学视角来分析根本原因,这样的分析会更全面,让你更有专业度。


9. 不要说无意义的话。不同的场合,你要表达的重点是不同的,在会议、报告等注重实际内容、解决问题的场合中,“我听到这件事的时候,感到紧张/难以置信……”等分享情绪和个人感受的话,就没有意义。而该直接说“我认为这件事对公司会造成以下的影响”。


10. 时间越短暂,越要好好规划。如果你发言只有1分钟,不要把它看成一个60秒,而是看成三个20秒,或四个15秒,规划每部分要说的内容,这样能让你的表达更紧密。比如,汇报工作时,第一个20秒说工作成果,第二个20秒说接下来的计划,第三个20秒说明需要哪些支持。


11. 通过“关键词训练”,强化逻辑能力。首先,列出所有和主题相关的关键词,并对这些词分类:资讯类、核心内容类、意想不到的附加内容类等。然后再试着把不同类的关键词自由组合,连成一段丰富立体的话。比如主题是“人工智能”,你可以列出资讯类的“阿尔法狗战胜人类”,核心内容类的“人工智能现在的发展水平”,附加内容类的“打造人工智能选股式基金”进行多次组合。


12. 多做概括训练。你可以拿一篇最近读过的文章来练习,限时一分钟,用手机录下复述的内容,看能够说清多少。在一开始不要追求说全,第一次能够概括三成,第二次能够概括五成,就已经是很大的进步。此外,在听录音时还能发现自己一些无意义的口头禅,比如“那个”“然后”“嗯啊”等,有针对性地改正。


让我们对《开口就能说重点》的作者斋藤孝、尻上寿,译者林欣仪,出版方北京联合出版公司,说一声感谢!

最后与你分享金句:

谨记重点,理清逻辑,只关注最重要的事情,才能做到清晰的正式表达。

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